Vấn đề hạn chế văn bản, giấy tờ đã được đề cập cách đây khá lâu trong hệ thống các cơ quan nhà nước tại TPHCM bằng nhiều hình thức và trên thực tế đã đạt được một số kết quả. Chẳng hạn, nhiều cơ quan đã thực hiện việc gửi thư, các văn bản (không là tài liệu mật) qua email, gửi thư mời họp hoặc một số thông báo qua tin nhắn SMS; có nơi thay vì sao văn bản để gửi các bộ phận thì dùng bản scan để chuyển mail, vừa tiết kiệm giấy vừa dễ lưu trữ và tra cứu; một số nơi cũng sử dụng các group trên viber, zalo… để trao đổi công việc một cách không chính thức, thay vì dùng điện thoại, trên cơ sở đó sẽ thống nhất các nội dung trước khi gửi văn bản chính thức… Một số cơ quan đảng sử dụng mạng nội bộ Lotus Note để chuyển, lưu văn bản và thực hiện việc xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan.

Quận 7 là một trong những địa phương đi đầu trong việc thực hiện “phòng họp không giấy”. Bắt đầu áp dụng từ Đại hội Đảng bộ quận lần thứ VI (tháng 7/2020), các đại biểu dự Đại hội được phát một máy tính bảng (từ nguồn kinh phí xã hội hóa), tất cả các tài liệu lãnh đạo đến Đại hội được chuyển vào máy tính bằng một ứng dụng “Công chức quận 7”. Từ đó đến nay, các kỳ họp Ban Chấp hành, các cuộc họp hoặc làm việc khác (không có nội dung mật) cũng đều được thực hiện theo cách thức này. Tất cả các văn bản đều được số hóa và không sử dụng bất kỳ loại văn bản giấy nào; đại biểu khách mời được cho mượn một máy tính bảng để sử dụng và tra cứu các văn bản lưu hành tại hội nghị. Cách làm này đã không chỉ giảm số giấy được in ra mà còn giảm thời gian nhân bản và phát hành tài liệu.

Mới đây, quận 7 còn nâng cao một bước nữa là tổ chức họp Ban Chấp hành mở rộng bằng hình thức trực tuyến đến tất cả các điểm cầu ở 10 phường, đối tượng tham dự bên cạnh Ủy viên Ban Chấp hành còn được mở đến lãnh đạo các ban đảng, Ủy ban Kiểm tra, Văn phòng Quận ủy, MTTQ và các đoàn thể quận, trưởng các phòng ban, đơn vị thuộc quận, bí thư cấp ủy cơ sở (dự ở hội trường Trung tâm Hành chính quận), ủy viên ban chấp hành đảng bộ phường, MTTQ các đoàn thể phường, bí thư các chi bộ trực thuộc (dự tại điểm cầu ở phường). Nội dung họp được chuẩn bị chu đáo, sinh động, thiết thực nên chất lượng cuộc họp được nâng cao. Đồng chí Bí thư Quận ủy Võ Khắc Thái cho biết: “Chúng tôi tổ chức hội nghị theo cách này để cấp ủy các chi bộ có thể nắm bắt được nhiều thông tin cần thiết và các chỉ đạo cụ thể của lãnh đạo Quận ủy, không phải thông qua việc truyền đạt, quán triệt lần nữa của cấp ủy cơ sở”.

Hiện một số địa phương, đơn vị cũng đã tích cực thực hiện hạn chế văn bản in, phát huy các phòng họp trực tuyến được trang bị để giảm chi phí, thời gian đi lại, đặc biệt ứng phó với điều kiện dịch bệnh đang diễn biến phức tạp.

Tất nhiên, các cơ quan phải tránh thực hiện giảm giấy tờ một cách nửa vời, tức là đồng thời gửi cả bản giấy lẫn bản điện tử, nên cán bộ công chức, viên chức vẫn giữ nếp chờ bản giấy; hay tránh việc trang bị máy tính bảng cho một số cán bộ để truy cập tài liệu thay vì in ra giấy nhưng cán bộ sử dụng cho việc này thì ít mà cho việc riêng thì nhiều nên chi phí sắm máy tính còn gấp nhiều lần so với chi phí in ấn; hoặc tránh áp dụng quy trình ISO, có quy định chặt chẽ về thời gian, trình tự… nhưng cách thực hiện lại khá thủ công thay vì xử lý trên phần mềm. Và phải tuyệt đối tránh tình trạng cán bộ công chức còn hạn chế trong kỹ năng sử dụng máy tính, email, mạng nội bộ, nên khi cơ quan cấp trên gửi bản điện tử thì xuống đơn vị cũng phải in ra, không chỉ tốn giấy mà còn mất thêm thời gian…

Quận 7 triển khai thực hiện mô hình "Phòng họp không giấy" và "Họp trực tuyến với 10 phường và các đơn vị trực thuộc. Ảnh: Gia Bảo

Trong bối cảnh TPHCM đang nỗ lực xây dựng thành phố thông minh thì cải tiến, đổi mới các hoạt động công vụ cần được đặt lên hàng đầu mà mô hình ứng dụng Phòng họp không giấy, Họp trực tuyến, Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh có thể coi là một bước đi tích cực và cần thiết. Điều này cần được tiến hành đồng bộ từ thành phố đến các cơ quan, đơn vị, nhất là các cơ quan hành chính, cơ quan đảng, đoàn thể, các đơn vị sự nghiệp công lập… Chẳng hạn, phải quyết liệt sử dụng mail công vụ để trao đổi văn bản chứ không gửi bản giấy nữa, trừ những trường hợp văn bản quan trọng, văn bản mật; sử dụng các ứng dụng hoặc nhóm công việc trên các nền tảng mạng xã hội để trao đổi công việc (trừ các nâng cao mật) thay vì tổ chức cuộc họp; sử dụng tin nhắn SMS để thông tin trong trường hợp cần nhanh, gọn thay vì phải gửi văn bản…

Bên cạnh đó, hiện nay, gần như tất cả các cán bộ công chức đều sử dụng smartphone nên hoàn toàn có thể đọc tài liệu trên điện thoại. Do đó, tại các điểm hội nghị, thay vì gửi tài liệu cho đại biểu thì chỉ cần gửi địa chỉ hoặc QR code để đại biểu truy cập hoặc lấy số điện thoại, email để trực tiếp gửi văn bản qua các ứng dụng. Dĩ nhiên, cần tạo điều kiện để người dự họp có thể sử dụng được wifi miễn phí và có tốc độ cao ở phòng họp.

Trong việc xử lý văn bản, nhắc việc, cần sử dụng các phần mềm phù hợp. Theo đó, văn bản được số hóa sẽ được gửi cho đơn vị được giao thực hiện, thời gian hoàn thành, nơi nhận sản phẩm sau khi hoàn thành, nếu đến hẹn mà chưa có sản phẩm thì sẽ tự động thông báo đến email và điện thoại của người phụ trách đơn vị nhận phân công đó. Sau một khoảng thời gian nhất định, hệ thống nhắc tự động sẽ tiếp tục gửi tin nhắn. Qua đó, cơ quan cấp trên có căn cứ để đánh giá tiến độ và mức độ hoàn thành công việc, từ đó có cơ sở để chấm thi đua hoặc áp dụng các hình thức đánh giá khác.

Tất nhiên, để thực hiện được các yêu cầu trên đây thì cần có cơ sở hạ tầng kỹ thuật phù hợp, như cung cấp đủ máy tính (có nối mạng internet hoặc mạng nội bộ) cho cán bộ công chức, trang bị máy quét (scanner) tốc độ cao, tập huấn cho cán bộ công chức sử dụng các phần mềm hoặc các ứng dụng mới, thực hiện công tác bảo mật và có biện pháp khắc phục kịp thời các lỗi ứng dụng…